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LEY DE SOFTWARE 11/2021. PROHIBICION DE SOFTWARE DE DOBLE USO
El pasado 10 de julio, se publicó en el BOE la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que obliga a adecuar los programas de contabilidad y facturación a las nuevas exigencias establecidas por esta nueva ley antifraude.
Se establece como nueva obligación formal que los programas informáticos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismo.
Se trata por tanto de evitar la manipulación de datos contables y de gestión que permitan la llevanza de una doble contabilidad o falta de registro de determinadas operaciones. Es decir, el objetivo es acabar con aquellos softwares que permitan una doble contabilidad.
La nueva regulación conlleva un régimen sancionador que establece la imposición de sanciones tanto para los fabricantes, productores y comercializadores de dichos sistemas informáticos, como para los usuarios de los mismos.
Los fabricantes, productores y comercializadores de sistemas y programas que permitan una doble contabilidad, se enfrentan a sanciones pecuniarias de 150.000 euros por ejercicio económico .Los usuarios finales, solo por el hecho de tener este tipo de programas de doble uso que no se encuentren certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria, o bien dicha certificación haya sido alterada, podrán ser sancionados con una multa de 50.000 euros por cada ejercicio económico.
Este nuevo régimen legal se completa con la previsión de un posible desarrollo reglamentario posterior en el que se concreten las especificaciones técnicas que deben reunir estos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.
Desde el pasado 11 de octubre, tanto empresas como autónomos deben cumplir con la premisa de que sus programas informáticos no permitan llevar contabilidades distintas, permitan no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas, permitan registrar transacciones distintas de las anotaciones realizadas y permitan alterar transacciones ya registradas.
Hasta aquí , casi todos sabeis y sabemos por lo que nos han contado nuestros asesores , nuestros informáticos o contactos de nuestro mundo empresarial.
Pero ¿ en que se traduce esto para la pyme , micropyme y autónomos?¿ que están haciendo los fabricantes de software? ¿ que debemos hacer con nuestro software de gestion o contabilidad que hayamos comprado antes de Octubre de 2021? ¿ a donde nos lleva el mercado?
Preguntas que nos hacen incluso los mismos gestores o asesores para sus clientes , además de empresas de todo tipo que se quieren informar al respecto.
¿ que pasa con aquellos clientes que aun "facturan a mano en un talonario"? ¿ o con una plantilla Excel? ¿ y si tienen un programa comprado del año pasado? ¿ y si lo que tienen está en la nube? ¿ los que tienen la típica caja registradora? si tengo software de doble uso que me puede ocurrir? ¿ yo tengo un software que no hace doble uso , pero es una versión del 2018, cumple con la ley?
Son muchos interrogantes , pero lo que si parece claro es que esta ley ha venido para quedarse. ¿ que debemos hacer las empresas entonces?
1- Estudiar cada caso por separado , no comparándonos con el vecino. No entrar en la política del miedo que algunas "empresas" intentan de manera telefonica para "vender" productos y servicios que no nos sirven para nada en algunos casos.
2- Informarse con el gestor , asesor e informático de confianza para ver que soluciones a corto plazo aplican en cada caso
3- Algunos fabricantes de software "han cambiado su poítica de funcionamiento" , el mercado ya hace tiempo que nos lleva al "pago por uso" "licencia anual" "alquiler de software" , sea su instalación en local o en nube. Este es el modelo que parece quedarse en todo en general y en el software en particular. Hay que elegir bien en funcion a las necesidades de la empresa. En el caso de pymes y micropymes es muy habitual encontrar software "de licencia perpetua" que se va a tener que convertir mas pronto que tarde en software de suscripción , pues es el único que nos garantizará actualizaciones necesarias para cumplir con la ley o el reglamento posterior
4- Se supone que se desarrollará un reglamento con las especificaciones que deben cumplir los diferentes programas para cumplir con la ley. En el momento que exista ese reglamento los fabricantes tendrán que cumplir con las exigencias del mismo y actualizar los programas al nuevo reglamento. Los usuarios finales tendrán que actualizar de nuevo sus programas a las nuevas versiones
5- Algunos fabricantes con productos en el mercado de hace años quizás no sigan desarrollando sus programas , teniendo o no alternativas al producto en cuestión. Lo detallado en el punto 2 puede ser lo mas aconsejable y que los conocedores del mercado informático informen y aconsejen a las pymes.
6- Por último , como norma general , todas las empresas de una manera u otra tenemos que adecuar nuestros programas de facturación y contabilidad a los nuevos tiempos y evitar todo aquello que "permita la trampa" pues será motivo de sanciones.
Andrés Abejón
